UBO-register – FOD financiën

De overheid wil weten wie de ‘uiteindelijke eigenaar’ is (de Ultimate Beneficial Owner – kortweg UBO) van in België opgerichte vennootschappen, verenigingen, trusts, fiducieën en andere juridische constructies (dit zijn de ‘informatieplichtigen’). Deze informatie wordt vastgelegd in een webapplicatie: het UBO-register. Het UBO-register wordt beheerd en is toegankelijk via de website van de FOD-financiën. Ook het brede publiek heeft toegang tot de belangrijkste gegevens, behalve uitzonderingen zoals een minderjarige UBO of bij een bewezen onevenredig risico, zoals geweld bijvoorbeeld.

Informatie over de uiteindelijke eigenaar moet gestaafd worden in het UBO-register
Sinds kort moet de verplicht mee te delen informatie over de UBO gestaafd worden. Dit gebeurt door middel van documenten waaruit blijkt dat die gegevens adequaat, nauwkeurig en actueel zijn. Voorheen bestond die mogelijkheid ook maar was dit niet verplicht. Informatieplichtigen die voor 11 oktober 2020 zijn geregistreerd, hebben tot 30 april 2021 de tijd om de stavingsstukken op te laden in het UBO-register. Nieuwe informatieplichtigen vanaf 11 oktober volgen meteen de nieuwe regels.

Het nieuwsbericht van Federale Overheidsdienst Financiën zegt hierover:

“Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval te bepalen door de informatieplichtige, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander document (gelegaliseerd als afkomstig uit een derde land) zijn. Die documenten moeten toestaan aan te tonen dat de verstrekte informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is. Deze documenten zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten. Onderworpen entiteiten of leden van het grote publiek hebben hier geen toegang toe.”

Pro memorie: de ‘onderworpen entiteiten’ zijn personen die op grond van de antiwitwaswetgeving hun cliënten moeten identificeren (zoals o.a. advocaten, financiële instellingen en notarissen).

Belangrijk om te weten
Hoewel bepaalde stavingsstukken al toegankelijk kunnen zijn via de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad of al op een andere wijze bij de overheid bekend zijn, moet u ze toch opladen in het UBO-register. Nieuw is ook dat de historiek van de opgenomen gegevens te raadplegen blijft. Dit is vooral van belang bij vermogensplanning. Tenslotte is er de bestaande verplichting om elke wijziging binnen 30 dagen te registreren en om uw gegevens jaarlijks bij te werken. Uiteraard kunnen wij als kantoor u hierbij helpen.

Computer says ‘no’: de verplichte inschrijving van trusts, fiduciebeheerders en juridische constructies in de KBO

Voor de registratie in het UBO-register heeft u een ondernemingsnummer nodig. Trusts, fiducieën en andere gelijkaardige juridische constructies zijn daarom voortaan verplicht om zich voorafgaandelijk in te schrijven in de KBO, de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Goed om te weten: Elke internetgebruiker kan opzoekingen doen in de KBO zonder identificatie. Dit kan een aandachtspunt zijn voor entiteiten waarvan de naam ook een familienaam is. Voor een raadpleging van het UBO-register liggen de zaken verschillend: anders dan voor vennootschappen moeten personen die de gegevens van een trust of juridische constructie in het UBO-register willen raadplegen een ‘legitiem belang’ aantonen (zoals ook het geval is voor (i)vzw’s of stichtingen).